Política de datos

01Alcance de esta política

Esta política describe el tratamiento operativo de la información que entra a la plataforma: conversaciones, expedientes, citas, formularios y la bitácora. Los derechos y las bases legales están en el Aviso de privacidad.

02Quién es responsable de qué

Cuando atiendes a tus clientes con Grupal, tú eres el responsable de esos datos y GRUPAL AI SAS es el encargado: los tratamos siguiendo tus instrucciones y para darte el servicio.

• Tú decides: qué campos existen, qué se pregunta en los formularios y qué se conserva.
• Nosotros ejecutamos: alojamiento, procesamiento, respaldos y borrado a tu solicitud.

03Categorías de datos

La plataforma separa los datos de la cuenta de los datos de la operación, y ambos de los registros técnicos.

• Cuenta: usuarios, roles, permisos y facturación.
• Operación: mensajes, adjuntos, contactos, oportunidades, citas y formularios.
• Bitácora: qué hizo cada agente y cada persona, con autor y momento.
• Técnicos: sesiones, accesos y registros de error.

04Dónde viven los datos

Los datos se alojan en centros de datos de proveedores de nube reconocidos, con redes privadas y separación de ambientes. Al operar con proveedores internacionales, puede haber transferencia fuera del país, siempre con contrato de encargado y medidas de protección equivalentes.

05Subencargados

Solo se involucra a proveedores necesarios para operar. Cada uno recibe el mínimo de datos requerido para su función.

• Nube: alojamiento, base de datos y almacenamiento de archivos.
• Canal de WhatsApp: transmisión de mensajes por la API oficial de Meta.
• Modelos de lenguaje: generación de respuestas y resúmenes bajo contrato de encargado.
• Pagos: cobro de la suscripción y consumo de conversaciones.

06Qué ve cada agente

Ningún agente accede a todo. Cada uno recibe el alcance del módulo que atiende y lo que queda fuera pide aprobación de una persona. Todo el acceso queda registrado en la bitácora, así que siempre se puede reconstruir quién leyó o escribió qué.

07Cuánto se conservan

Mientras la cuenta esté activa, la operación se conserva completa: el valor del expediente está en su historial. Al terminar la relación empieza el ciclo de borrado.

• Operación: mientras la cuenta esté activa.
• Bitácora: se conserva por el período de auditoría, aunque el dato original se borre.
• Respaldos: rotación por ventanas; una eliminación tarda en propagarse a todas las copias.
• Facturación: lo que exige la obligación fiscal.

08Exportación y portabilidad

Puedes exportar contactos, oportunidades, citas y conversaciones en formato tabular mientras la cuenta esté activa. El número de WhatsApp es de tu empresa: si algún día te vas, el número se va contigo.

09Borrado

El borrado a solicitud se explica paso a paso en Eliminación de datos, con los plazos y las excepciones.

10Cambios a esta política

Si cambia un proveedor que procesa datos o un plazo de conservación, actualizamos esta política y avisamos dentro de la plataforma antes de que aplique.