El mensaje entra a las 10:32 y se responde a las 16:00, cuando el paciente ya llamó a otra clínica.
Caso de uso · Clínicas y consultorios
Cada mensaje sin contestar es una cita que se agendó en otro consultorio.
La recepcionista no puede atender el mostrador y el WhatsApp a la vez. Grupal contesta con la disponibilidad real por doctora y por sillón, llena el historial con firma, recuerda la cita y te deja ver quién abrió cada expediente.
Dental, estética, dermatología, veterinaria, fisioterapia
Calendario · Sucursal RomaDra. Ruiz · Sillón 2
Lun 12
Mar 13
Mié 14
Jue 15
Vie 16
15:00
16:00
17:00
Limpieza dentalMariana R. · 50 minConfirmada
Lo que cuesta operar esto a mano.
La hoja de antecedentes se firma en sala de espera y alguien la captura después. O no la captura.
El viernes por la tarde nadie confirma las citas del lunes, y el lunes hay tres huecos.
Un sillón vacío a media tarde no se recupera: ese horario ya no se puede vender.
Cinco pasos, con tu conversación.
El mismo hilo de WhatsApp del principio a la vista, y a la derecha lo que se construye solo mientras el cliente escribe.
MR
Ventana 24 hMariana Ruiz+52 55 1042 8871
Hola, ¿tienen para limpieza dental esta semana?10:32
Sí. Mañana 5:00 pm con la Dra. Ruiz o jueves 11:00 am con el Dr. Peña. ¿Cuál te acomoda?10:32✓✓
Agente de Chat
Contesta mientras la recepcionista está con un paciente.
El Agente de Chat responde con la disponibilidad real por doctora y por sillón, no con «déjame consultar».
Respondido en 4 s · sin interrumpir consultaPacientecreado 10:32
MR
Mariana Ruiz+52 55 1042 8871 · WhatsApp
Calendario · Sucursal RomaDra. Ruiz · Sillón 2
Lun 12
Mar 13
Mié 14
Jue 15
Vie 16
15:00
16:00
17:00
Limpieza dentalMariana R. · 50 minConfirmada
Historial clínicoMariana Ruiz · firmado
AlergiasPenicilina
Medicamento actualNinguno
Última limpiezaHace 14 meses
Agenda de mañana · Dra. Ruiz5:00 pm Mariana Ruiz · limpieza · alergia a penicilina
correo enviadoLos agentes que intervienen, en orden.
- 01Agente de ChatFicha →
Contesta con la disponibilidad real y el precio del tratamiento en tu catálogo.
- 02Agente de ContactosFicha →
Abre el expediente del paciente con teléfono, tratamiento de interés y doctora responsable.
- 03Agente de CalendarioFicha →
Encaja la cita por doctora, sillón y sucursal, con la duración real del tratamiento.
- 04Agente de FormulariosFicha →
Manda el historial clínico y el consentimiento por el chat, los guarda firmados en el expediente y quedan listos para imprimir en PDF.
- 05Agente de RecordatoriosFicha →
Recuerda 24 h antes y reagenda al que no puede, en lugar de perderlo.
- 06Agente de NotificacionesFicha →
Avisa por correo a la doctora con su agenda y los antecedentes del día siguiente.
El core, más lo que esta operación necesita.
Controla quién entra y revisa qué hace tu equipo con cada expediente.
Para operar como cuenta de atención médica, la clínica activa primero Seguridad avanzada, el complemento que se contrata aparte. Esto es lo que cambia.
Quien entra a la cuenta la configura con una app de autenticación. En una cuenta de atención médica no se puede apagar.
La sesión se cierra sola a los 15, 30, 45 o 60 minutos sin uso, con aviso un minuto antes. En una cuenta de atención médica no se puede desactivar.
La bitácora de accesos muestra quién consultó o modificó a un paciente, sus conversaciones, archivos, notas y formularios, con fecha, hora, IP y navegador. Solo la ven el Owner y los Admin, y se conserva 5 años y 30 días.
El historial y el consentimiento se firman dentro del chat, quedan cerrados en el expediente y se imprimen o se guardan en PDF cuando hace falta en papel.
Qué le enseñas a Grupal para que esto funcione.
Todo esto se configura conversando con el Agente de Configuración en los Studios: propone los cambios, los deja a la vista y nada se guarda sin que lo apruebes.
Cada tratamiento con su precio y su duración real: limpieza 50 min, endodoncia 90.
«Limpieza dental, 50 minutos, $2,400» — listo, lo agrego al catálogo.
Cada recurso con su horario semanal. El sillón es un recurso, igual que la doctora.
Detecté 2 sucursales y 5 sillones. ¿Los sillones se agendan por separado?
Antecedentes, alergias y consentimiento con firma, anclados al paciente y listos para imprimir en PDF.
Armé el formulario con 7 preguntas y firma al final. ¿Lo reviso contigo?
Plantilla aprobada de confirmación y de recordatorio de 24 h.
Tres servicios quedaron sin duración: limpieza profunda, resina y blanqueamiento.
Los cuatro números que de verdad importan aquí.
No-shows8%−12%
Citas agendadas96+41%
1ª respuesta38 s−76%
Pacientes recuperados42+58%
Datos de demostración · hasta que tengamos casos reales de esta vertical
Lo que preguntan en esta vertical.
No, y está bloqueado para hacerlo. Responde precios, duraciones y disponibilidad de tu catálogo, y cualquier pregunta clínica la deriva a la doctora con nota en el hilo.
Viven en tu organización y cada persona entra con su rol. El historial queda anclado al expediente y sólo lo ve quien tenga permiso. Con Seguridad avanzada, la verificación en dos pasos es obligatoria para todo el equipo y cada consulta al expediente queda en la bitácora de accesos. Está descrito completo en el aviso de privacidad y la política de datos.
Te da herramientas de control: verificación en dos pasos obligatoria, cierre por inactividad, bitácora de accesos por paciente y consentimientos firmados. No es una certificación: cómo cumples la normativa que aplica a tu clínica lo defines tú con tu asesor.
Sí. Cualquier formulario contestado se imprime o se guarda en PDF tal como quedó, con su firma, para anexarlo a un expediente en papel o entregárselo al paciente.
El agente reagenda dentro de la disponibilidad real. Con Seguridad avanzada, cada cambio queda en la bitácora. Si sale de su alcance, se detiene y pide aprobación.
Sí. Cada sucursal tiene sus calendarios, sus recursos y sus horarios; el agente sólo ofrece los huecos de la sucursal que el paciente eligió.
Antes
Un teléfono compartido, la agenda en una libreta por sucursal y confirmaciones a mano los viernes.
Qué automatizó
Primera respuesta, agenda por sillón, historial clínico firmado y recordatorio de 24 h.
El número−12% de no-shows en el primer trimestre
Clínica dental · 2 sucursales, 5 sillones
Tu agenda deja de depender de quién esté libre para contestar.
Cuéntanos cómo agendas hoy y te lo dejamos andando con tus doctores, tus sillones y tus sucursales.
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