Política de datos
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01. Alcance
Esta política describe cómo se trata, en la operación diaria, la información que entra a Grupal: conversaciones, contactos, notas, etiquetas, formularios, citas, oportunidades y bitácora. Los derechos de los titulares y las bases legales están en el Aviso de Privacidad. Las obligaciones de Grupal como encargado están en el Contrato de Encargo.
02. Quién decide sobre los datos
- La empresa cliente es la responsable de los datos de sus contactos. Decide qué campos existen, qué se pregunta en los formularios, qué hacen sus agentes y qué datos se conservan o se eliminan.
- GRUPAL AI SAS es la encargada. Trata esos datos solo para prestar el servicio y conforme a las instrucciones del cliente. Se ocupa del alojamiento, el procesamiento, los respaldos, la exportación y el borrado.
03. Categorías de datos
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Cuenta | Usuarios, roles, permisos, factores de autenticación y facturación |
| Operación | Mensajes, audios y sus transcripciones, adjuntos, contactos, notas, etiquetas, formularios, firmas, citas y oportunidades |
| Bitácora | En organizaciones con Seguridad avanzada: qué acción realizó cada persona o agente, sobre qué registro y en qué momento, con dirección IP y navegador |
| Técnicos | Sesiones, accesos y registros de errores, sin datos personales de contactos |
04. Ubicación y subencargados
La información se aloja en Supabase, sobre Amazon Web Services en Estados Unidos. Los proveedores que reciben datos, su función y su ubicación están en Subencargados y ubicación de los datos. Cada uno recibe solo lo necesario para su función y está obligado por contrato a protegerlo.
05. Acceso de los agentes
Ningún agente accede a todos los datos. Cada uno solo ve el módulo que atiende. Lo que queda fuera de su alcance requiere la aprobación de una persona. En organizaciones con Seguridad avanzada, la bitácora registra lo que escriben los agentes, no lo que leen.
06. Inteligencia artificial
Los modelos de lenguaje se usan solo para generar respuestas y resúmenes para el cliente. Operan con la opción de no recolección de datos: los proveedores no entrenan con la información ni la conservan. Grupal no entrena modelos propios con los datos de sus clientes ni de sus contactos.
07. Datos sensibles
Cuando una organización trata datos sensibles, como datos de salud, aplican además las reglas del Anexo de Salud: formularios con firma y bloqueo de edición, autenticación de dos pasos obligatoria para todos los usuarios y salvaguardas en los agentes. Grupal no usa el contenido de esas organizaciones para ningún fin propio.
08. Conservación
| Información | Plazo |
|---|---|
| Datos de operación | Mientras la organización esté activa, o hasta que el cliente los elimine |
| Organización eliminada | 14 días naturales para restaurarla; después se elimina de los sistemas activos |
| Respaldos | Los datos eliminados desaparecen a más tardar en 7 días |
| Bitácora | 400 días, o 5 años y 30 días en cuentas de atención médica, y se elimina con la organización. No incluye el contenido de los datos |
| Evidencia de aceptación de documentos legales | El tiempo que exija la ley aplicable |
| Facturación | El tiempo que exijan las obligaciones fiscales |
El cliente es responsable de conservar la información que la ley le obligue a mantener; por ejemplo, el expediente clínico debe conservarse al menos 5 años. Para ello debe exportarla antes de eliminarla de Grupal.
09. Exportación
El Owner puede exportar desde la app, en cualquier momento, toda la información de la organización: contactos, conversaciones, notas, formularios, etiquetas, oportunidades y embudos. La exportación se entrega en un archivo de Excel (.xlsx), que se puede leer sin Grupal.
10. Borrado
El procedimiento, los plazos y las excepciones están en Eliminación de datos.
11. Número de WhatsApp
El número de WhatsApp y su cuenta de WhatsApp Business pertenecen a la empresa cliente. Si el cliente deja Grupal, el número se va con él.
12. Cambios
Si cambia un subencargado, Grupal lo avisará al menos 15 días naturales antes, por correo a los Owners y en la página de Subencargados. Si cambia un plazo de conservación, actualizará esta política y avisará dentro de la plataforma antes de que aplique.
13. Contacto
Para dudas sobre el tratamiento operativo de los datos, escribe a privacidad@grupal.io.